Por José Adair Ourives, auditor e fundador da DM
Uma mudança importante em uma empresa raramente acontece em apenas uma frente. A implantação de um novo sistema altera rotinas, a troca de pessoas modifica a forma como o conhecimento é transmitido e novos processos redistribuem responsabilidades. Quando essas três dimensões mudam ao mesmo tempo, controles que funcionavam antes podem deixar de funcionar, muitas vezes sem que isso seja percebido de imediato.
É justamente nessa diferença entre o que foi planejado e o que passou a ser executado que a auditoria encontra pontos relevantes de atenção. A transição pode criar exposições quando sistemas, responsabilidades e controles evoluem em ritmos diferentes.
Onde o risco começa
Em uma troca de sistema, o foco costuma estar na implantação, na migração dos dados e no treinamento das equipes. Também é necessário entender como os controles funcionavam antes e como passarão a funcionar depois da mudança.
Um relatório pode deixar de ser gerado automaticamente, uma aprovação pode seguir outro fluxo ou uma conciliação pode exigir novos critérios. Quando essas alterações não são mapeadas, a empresa pode acreditar que determinado controle permanece ativo, quando na prática ele foi modificado ou deixou de existir.
Conhecimento individual, não corporativo
Mudanças de equipe trazem outro ponto de atenção. Quando um profissional deixa a empresa, pode levar consigo conhecimentos sobre exceções, critérios, históricos e decisões que nunca foram formalizados.
Em uma transição, é comum descobrir que uma pessoa concentrava informações essenciais para determinados lançamentos, fechamentos ou validações. Quando isso é percebido apenas no momento da saída, muitas vezes já não existe tempo suficiente para transformar esse conhecimento em procedimento, documentação ou treinamento.
Essa dependência é especialmente relevante em áreas financeiras, contábeis e operacionais, nas quais controles importantes ainda podem estar baseados mais na experiência individual do que em processos institucionalizados.
Processos novos, riscos antigos
Redesenhar processos para ganhar eficiência também exige atenção aos controles que serão alterados ou eliminados. Uma etapa retirada pode representar a perda de uma revisão, uma responsabilidade transferida pode comprometer a segregação de funções e uma automação pode criar a necessidade de novos mecanismos de validação.
Outro ponto importante é que os riscos não desaparecem quando o novo sistema entra em operação. Com o tempo, podem surgir adaptações que afastam a execução do processo originalmente desenhado, como controles paralelos, procedimentos informais ou soluções criadas para contornar limitações da nova estrutura.
O que uma transição revela sobre a empresa
Uma mudança também expõe a maturidade dos controles existentes. Empresas que dependem de conhecimento concentrado, processos pouco documentados ou práticas informais tendem a enfrentar mais dificuldades para preservar a qualidade das informações durante uma transição.
Por isso, esse período pode ser uma oportunidade para identificar dependências antigas, revisar responsabilidades e corrigir fragilidades que permaneciam escondidas enquanto a operação seguia estável.
Perguntas que precisam ser feitas
Antes, durante e depois de uma transição, algumas perguntas ajudam a identificar riscos: quais controles existiam antes e como serão realizados agora? Quais responsabilidades mudaram? Que conhecimentos estão concentrados em pessoas específicas? Os dados migrados foram validados? As atividades automatizadas possuem mecanismos de revisão? Os novos procedimentos estão sendo executados como foram desenhados?
Mais do que acompanhar a mudança, essas perguntas ajudam a verificar se os controles acompanharam a mudança.
Auditoria como parte da transição
Toda transformação relevante altera o perfil de risco da empresa. Por isso, avaliar controles, responsabilidades e fluxos de informação durante esse processo permite identificar fragilidades antes que elas afetem os resultados ou a confiabilidade das informações.
A auditoria pode contribuir com esse olhar independente, analisando o que mudou, quais controles foram afetados e onde existem diferenças entre o processo desenhado e a prática.
Uma transição bem conduzida permite que a empresa evolua sem perder a confiabilidade das informações, a clareza das responsabilidades e a efetividade dos controles. Conte com a DM para avaliar os riscos envolvidos em mudanças de sistemas, pessoas e processos e fortalecer os controles necessários para essa transformação.