Com o avanço das tecnologias (era digital), da exigência de emissão de NF Eletrônica e de outras obrigações na esfera do SPED Fiscal, EFD, ECF, ECD e etc., muito se tem questionado como deve ser a guarda dessas informações. Dúvida esta, muito presente entre os profissionais da contabilidade, que segue comentada aqui como “Guarda de Documentos Eletrônicos”.
Guarda de Documentos Eletrônicos
Procuramos neste trabalho fazer uma abordagem especificamente técnica, com o propósito de reforçar conceitos e esclarecer algumas dúvidas, porém o assunto não se esgota com a nossa pequena pesquisa.
Conceito e Importância
Vivemos no mundo digital e muitos contribuintes não assimilaram ainda que o documento fiscal deixou de ser a “via fixa” do talão de notas ou do formulário contínuo, passando a ser substituído pelo arquivo XML.
Portanto, primeiramente, salientamos que os “documentos fiscais eletrônicos” são os arquivos XML e não os papéis impressos. Uma breve descrição:
O XML é uma sigla para “Extensible Markup Language” que se trata de um formato para demarcação de linguagem que é utilizado tanto na internet quanto em outras aplicações digitais.
Assim, dentre elas estão: a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), Cartas de Correção Eletrônicas (CC-e), Conhecimento de Transportes Eletrônicos (CT-e), Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e).
Visando fundamentar a importância do tema, não poderíamos deixar de mencionar a Lei 8.137 de 27.12.1990 do Código Tributário Nacional, que em seu artigo 1º, inciso V, estabelece o seguinte: “Constitui crime contra a ordem tributária (…) negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”.
Sendo assim, a falta dos documentos eletrônicos, que comprovem as operações registradas no fiscal e na contabilidade, podem trazer sérias consequências para a empresa.
Dessa forma, visando a manutenção dos documentos eletrônicos, importante frisar, que os contribuintes foquem em segurança e organização, de modo a permitir apresentação dos arquivos à fiscalização, caso solicitado, assim como favorecer ao bom funcionamento das operações na empresa e o ambiente de controles internos… “CONTINUA…”