Por Sérgio Maffi, auditor e fundador da DM
Uma planilha pode mostrar muito mais sobre uma empresa do que seus números. Ela pode revelar como a organização toma decisões, como transmite conhecimento e, principalmente, se as pessoas ainda aplicam o senso crítico no dia a dia.
O alerta acende quando uma rotina deixa de ser analisada porque “sempre foi assim”. Nesse ponto, a dependência de planilhas deixa de ser apenas uma questão operacional e passa a revelar um problema de cultura e de controle.
Quando o hábito substitui o senso crítico
Em auditoria, é comum encontrar processos que funcionam há anos sem que alguém consiga explicar por que foram desenhados daquela maneira. Um determinado cálculo é feito mensalmente porque sempre foi feito assim, um relatório é produzido porque a diretoria sempre recebeu aquele formato, uma conciliação continua seguindo os mesmos critérios, embora o sistema, a operação ou a legislação tenham mudado.
E justamente porque a rotina funciona, ela deixa de ser questionada, mas isso pode representar um risco relevante para qualquer organização. Uma mudança no modelo de negócio, na estrutura societária, nos sistemas, nos critérios contábeis ou no ambiente regulatório pode tornar inadequado um procedimento que, até então, parecia perfeitamente seguro.
Revisar os controles e os processos que permanecem inalterados por anos é parte de uma gestão responsável, pois a planilha, muitas vezes, não é o problema, é sim o sintoma de algo maior.
Se uma informação relevante depende de um arquivo antigo, mas ninguém verifica sua lógica, existe uma falha de governança. Se apenas uma pessoa conhece determinado processo, mas a organização não documenta nem revisa esse conhecimento, existe uma fragilidade de controle. Se uma área identifica uma limitação no sistema e cria uma solução manual, mas ninguém reavalia essa solução quando o negócio cresce, existe um problema de gestão.
O risco de apenas repetir
Existe uma diferença importante entre executar um processo e compreender o processo. Executar é seguir as etapas conhecidas, já compreender é saber o que aquela etapa controla, qual risco pretende evitar, quais premissas sustentam o cálculo e o que precisaria mudar para que o procedimento fosse revisto.
Quando a primeira atitude domina a segunda, a empresa pode continuar produzindo informações corretamente por algum tempo, mas perde capacidade de perceber quando as condições mudaram. É assim que os controles envelhecem sem serem percebidos.
Sintoma de uma cultura
Uma cultura de controle não significa criar procedimentos para tudo ou transformar cada atividade em burocracia. Significa criar espaço para perguntas que parecem simples, mas são essenciais: “por que fazemos dessa forma?”, “o que mudou desde que esse processo foi criado?”, “quem revisa esse critério?”, “de onde vem essa informação?”, “esse controle ainda responde ao risco que deveria responder?”.
Empresas maduras não são necessariamente aquelas que têm menos processos manuais, mas as que conseguem identificar quando um processo deixou de fazer sentido e têm mecanismos para corrigi-lo. Isso exige atualização técnica, revisão periódica, documentação e, principalmente, pessoas autorizadas a questionar rotinas sem que o questionamento seja tratado como uma ameaça à forma de trabalhar.
Olhar para o que ninguém questiona
Nesse ponto, a auditoria gera valor. Ao analisar processos e controles, o auditor pode identificar não apenas um erro, mas padrões que favorecem sua ocorrência, como informações sem rastreabilidade, controles que não foram atualizados, responsabilidades concentradas, procedimentos que dependem de conhecimento informal ou premissas que deixaram de ser revisadas.
Uma inconsistência encontrada em uma planilha pode, sim, ser algo pontual, contudo pode ser o sinal de que determinada área passou tempo demais executando sem revisar, e identificar essa diferença é o que permite tratar não apenas o efeito, mas também a causa.
Evolução com controle
Se a tecnologia, os sistemas, as normas, os negócios e os riscos mudam, os controles precisam acompanhar esse movimento. Por isso, vale olhar regularmente para as planilhas e demais controles utilizados pela empresa, entendendo quais processos dependem deles, por que continuam sendo executados daquela maneira e quando foram revisados pela última vez. Se a resposta for “não sabemos”, talvez o problema não esteja no Excel.
Uma auditoria pode ajudar a identificar essas fragilidades, avaliar a efetividade dos controles e mostrar onde a rotina deixou de acompanhar a realidade do negócio.
Conte com a DM para avaliar seus processos e controles com um olhar independente, identificando pontos de atenção antes que uma fragilidade de rotina se transforme em um problema para a gestão ou para as informações da empresa.